Informativa sulla Privacy
Ci impegniamo a rispettare la privacy dell’utente e a tutelare le sue informazioni personali (dati) in linea con le attuali normative in materia di protezione dei dati. La presente informativa sulla privacy spiega come raccogliamo e utilizziamo i dati personali dell’utente e fornisce informazioni sui diritti dell’utente in merito alla privacy.
Abbiamo suddiviso le informazioni in sezioni, in modo che sia possibile accedere con un clic alle parti che interessano.
La presente informativa spiega in che modo Royal Mail Group Limited (“noi”) utilizza i dati personali dell’utente.
I dati personali sono le informazioni che si riferiscono a una persona che è stata, o potrebbe essere, identificata da essi. Degli esempi includono il nome, l’indirizzo e l’indirizzo e-mail di una persona e altri dettagli personali.
Royal Mail Group Limited comprende le aziende Royal Mail e Parcelforce Worldwide. I dati personali dell’utente da noi utilizzati comprendono:
• dati sull’utente che raccogliamo quando utilizza i nostri siti Web e le nostre app
• informazioni fornite quando l’utente utilizza o riceve i nostri servizi
• informazioni che riceviamo da altre fonti.
Generalmente, siamo noi il “titolare del trattamento dei dati” responsabile del modo in cui e del perché i dati personali vengono utilizzati. In alcuni casi, potremmo utilizzare i dati personali per conto di un’altra organizzazione, in qualità di “titolare del trattamento dei dati” per tale organizzazione. In questo caso, la suddetta organizzazione spiegherà all’utente come potranno essere utilizzati i suoi dati personali.
Il nostro indirizzo è:
Royal Mail Group Limited
100 Victoria Embankment
Londra
EC4Y 0HQ.
Quando l’utente utilizza o riceve i nostri prodotti o servizi, in alcun casi avremo bisogno di fornirgli ulteriori informazioni su come utilizziamo i suoi dati personali. L’utente è tenuto a leggere la presente informativa sulla privacy unitamente alle eventuali altre comunicazioni o informazioni da noi fornite.
La presente informativa si applica qualora l’utente utilizzi uno qualsiasi dei nostri prodotti o servizi. Ciò comprende l’utilizzo di uno qualsiasi dei nostri siti Web (come royalmail.com, royalmailgroup.com o parcelforce.com) o app. La presente informativa si applica anche nel caso in cui l’utente ci contatti, o venga da noi contattato, in merito ai nostri servizi tramite posta, telefono, e-mail, messaggi di testo, notifiche push (messaggi automatici inviati dalle app) o altri metodi (compresi post su siti Web e piattaforme di social media).
Utilizziamo diversi tipi di dati personali. Tali dati comprendono le informazioni che l’utente ci fornisce e le informazioni che creiamo quando forniamo servizi all’utente o ad altri clienti o qualora l’utente interagisca con noi in altri modi (ad esempio, effettuando consegne destinate a noi). Possono inoltre comprendere informazioni che l’utente ci fornisce su un’altra persona.
La tabella seguente fornisce maggiori dettagli sui dati personali che utilizziamo e su come li otteniamo.
| Tipi di dati | Cosa comprendono | Da dove li otteniamo |
|---|---|---|
| Dati identificativi e informazioni di contatto |
Questi comprendono: Possono inoltre comprendere altri dati identificativi come: Nel caso l’utente lavori per uno dei nostri clienti commerciali, registreremo: Nel caso l’utente lavori per un’organizzazione che ci fornisce servizi o lavora con noi, registreremo anche:
|
L’utente ci fornisce tali informazioni ogni volta che: Se l’utente accede ai nostri servizi tramite un altoparlante intelligente o una tecnologia analoga, potremmo ricevere tali informazioni dall’azienda che fornisce tale tecnologia. Raccogliamo inoltre alcuni di questi dati quando effettuiamo la scansione dei codici a barre nella nostra rete. In alcuni casi, riceviamo tali dati personali da altri soggetti e organizzazioni, come i seguenti: Potremmo raccogliere dati sui minori se questi sono inclusi nella richiesta del nostro servizio di reindirizzamento della posta presentata dall’utente, se qualcuno invia a un minore una lettera o un pacco o se un minore utilizza uno dei nostri servizi. Ciò comprende quando i bambini inviano lettere a Babbo Natale, da casa o da scuola. |
| Dati finanziari | Questi comprendono: • la documentazione relativa ai costi dei prodotti e servizi acquistati dall’utente • la documentazione relativa ai pagamenti dell’utente • le informazioni di pagamento dell’utente, come i dati di pagamento con carta di credito o di debito. |
L’utente ci fornisce tali informazioni quando utilizza i nostri servizi o riceve un pagamento. Potremmo inoltre ricevere tali informazioni da altre organizzazioni come banche e agenzie di valutazione del merito creditizio (ad esempio, quando autorizzano un pagamento dell’utente o per aiutarci a verificare l’identità dell’utente). |
| Preferenze di marketing | Si tratta delle informazioni che deteniamo sulle preferenze dell’utente in merito alla ricezione di comunicazioni di marketing da parte nostra. |
Registriamo queste informazioni quando l’utente ci contatta (ad esempio, quando richiede uno dei nostri servizi o si registra in uno dei nostri siti Web). L’utente può aggiornare le sue preferenze di marketing in qualsiasi momento. |
| Documentazione sul cliente |
Si tratta della documentazione relativa ai prodotti e servizi utilizzati dall’utente, tra cui: |
L’utente ci fornisce molte di queste informazioni quando utilizza i nostri servizi. Registriamo inoltre tali informazioni durante la fornitura dei nostri servizi. |
| Cronologia degli indirizzi | Si tratta del vecchio indirizzo e di quello nuovo quando l’utente richiede il servizio di reindirizzamento della posta. | L’utente fornisce tali informazioni come parte della richiesta del servizio di reindirizzamento della posta. Potremmo inoltre ricevere queste informazioni da un altro membro del nucleo familiare dell’utente, qualora tale persona richieda il servizio. |
| Altri dati relativi agli indirizzi |
In un numero di casi limitato, un indirizzo di consegna può contenere dati personali (ad esempio, se il nome di una casa comprende il cognome dell’occupante). Le normative Ofcom stabiliscono che non siamo tenuti a consegnare articoli ad alcuni indirizzi o a ritirare articoli da essi. Teniamo un registro di questi indirizzi e dei motivi per cui i nostri obblighi abituali non si applicano. |
Potremmo ricevere tali dati relativi agli indirizzi dall’utente o da un’autorità locale. |
| Cronologia dei contatti e documentazione relativa a richieste, reclami o pretese di risarcimento |
Si tratta dei dettagli delle eventuali richieste, reclami o pretese di risarcimento inoltrate dall’utente. Tali dati possono comprendere:
|
L’utente ci fornisce alcune di queste informazioni quando inoltra una richiesta, un reclamo o una pretesa di risarcimento. Registriamo inoltre parte di queste informazioni durante la gestione del caso. |
| Informazioni sulla prova dell’avvenuta consegna | Si tratta della documentazione di consegna, comprensiva del nome e dell’indirizzo della persona che accetta la consegna di un articolo e di tutte le eventuali firme fornite da tale persona. | L’utente fornisce tali informazioni quando accetta la consegna di un articolo, compresi i casi in cui accetta la consegna di un articolo per conto di un’altra persona. |
| Dati sulle spedizioni internazionali | Si tratta di informazioni relative a lettere e pacchi internazionali. Questi comprendono: • il nome e l’indirizzo del mittente • il nome e l’indirizzo del destinatario • le informazioni sul contenuto dell’articolo. |
Potremmo ricevere queste informazioni dalle autorità postali o dai corrieri esteri quando l’utente riceve una lettera o un pacco dall’estero. Qualora l’utente invii una lettera o un pacco all’estero, potrebbe doverci fornire queste informazioni per finalità di consegna, doganali e fiscali o per i controlli di sicurezza. |
| Informazioni sul destinatario |
Ciò include la documentazione relativa alle lettere o ai pacchi consegnati all’utente e i servizi utilizzati dal mittente. Usiamo il nome e l’indirizzo dell’utente per ritirare, smistare, monitorare e consegnare gli articoli all’utente. Il mittente potrebbe inoltre fornirci altre informazioni di contatto, come il numero di telefono o l’indirizzo e-mail dell’utente, in modo da consentirci di monitorare la consegna. |
Riceviamo queste informazioni dal mittente o le acquisiamo dai dati allegati all’esterno di lettere e pacchi nella nostra rete. Potremmo inoltre ricevere queste informazioni dalle autorità postali o dai corrieri esteri se l’articolo viene inviato all’utente dall’estero. |
| Registrazioni dell’utente | Queste comprendono: • immagini registrate su telecamere a circuito chiuso e altre apparecchiature utilizzate per proteggere i nostri clienti, dipendenti e beni • registrazioni delle chiamate effettuate per finalità formative o documentali. |
Potremmo registrare immagini dell’utente qualora si rechi in una sede dotata di telecamere a circuito chiuso. Potremmo inoltre registrare le telefonate tra noi e l’utente. |
| Immagini dell’utente o dei luoghi di consegna scelti | Queste comprendono: • foto dell’utente o di altre persone (ad esempio, se un’immagine viene caricata per essere stampata su un prodotto o francobollo) • foto dei luoghi di consegna |
Tali immagini potrebbero venirci inviate dall’utente o da altre persone. Potremmo inoltre scattare foto di luoghi identificati dall’utente come sicuri per la consegna di pacchi. |
| Prova dell'età | Si tratta della documentazione relativa ai controlli dell’età effettuati quando gli articoli non possono essere consegnati a persone di età inferiore a una certa età. | Potremmo registrare che l’utente soddisfa i requisiti di età per un articolo che abbiamo consegnato. |
| Venditori in linea | Per alcuni dei nostri servizi è previsto l’accesso da parte nostra all’account dell’utente creato per venditori online o altri siti Web. | Qualora l’utente ci autorizzi ad accedere ai dettagli del suo account, riceveremo i dati dall’utente, dal sito Web o da entrambi. |
Ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, possiamo utilizzare i dati personali dell’utente solo se abbiamo una “base giuridica” (una motivazione legale fondata) per farlo. La tabella seguente riporta e illustra ciascuna base giuridica su cui facciamo affidamento e la finalità di utilizzo dei dati personali dell’utente. Quando utilizziamo i dati personali dell’utente per una finalità particolare, potrebbe applicarsi più di una base giuridica, pertanto la tabella illustra quelle pertinenti::
| Quando | Perché |
|---|---|
| Fornitura di servizi all’utente laddove vi sia un contratto in essere con l’utente. Ciò comprende: • intraprendere le azioni necessarie per garantire la consegna della posta • inviare all’utente messaggi di servizio e aggiornamenti • fornire prova di spedizione o consegna • aprire un account per l’utente (anche per l’utilizzo delle nostre app). |
Contratto – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati dell’utente per fornirgli questi servizi, in linea con tale contratto |
|
fornire all’utente servizi postali quando ci ha pagato per farlo ma non esiste un contratto o un accordo in essere con l’utente. Ciò comprende: Alcuni dei nostri prodotti e servizi hanno termini e condizioni speciali e sono noti come “Regimi”. In virtù di questi regimi, non abbiamo bisogno di avere contratti individuali con ciascun cliente che utilizza questi prodotti o servizi. Maggiori informazioni sono reperibili all’indirizzo www.royalmail.com/non-contract-terms-and-conditions |
Interessi legittimi – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati dell’utente per fornirgli i servizi per i quali ha pagato. |
| Fornitura di servizi postali richiesti da un’altra persona o organizzazione (ad esempio, quando qualcuno invia all’utente una lettera o un pacco, utilizzeremo i dati dell’utente per consegnare l’articolo o rispedirlo al mittente, consentire all’utente di monitorare la spedizione o fornire aggiornamenti sulla consegna). Tali servizi comprendono: • intraprendere le azioni necessarie per garantire che la posta sia consegnata al destinatario o rinviata al mittente • apportare modifiche a una consegna programmata (ad esempio, orario o punto di consegna) • confermare al mittente quando e dove è avvenuta la consegna dell’articolo • contattare l’utente per confermare se ha ricevuto un articolo qualora il mittente sostenga che non sia stato ricevuto, e organizzare il ritiro di una lettera o di un pacco presso il domicilio dell’utente |
Interessi legittimi – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati dell’utente per fornire questi servizi. |
| Fornire all’utente: • servizi che consentono all’utente di gestire le consegne di lettere e pacchi • servizi che consentono all’utente di gestire altre opzioni, come apportare modifiche a una consegna programmata • informazioni sulla cronologia di spedizioni dell’utente, sugli indirizzi e sulle località che l’utente ha cercato utilizzando i nostri servizi. |
Interessi legittimi e consenso – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati dell’utente per fornire questi servizi. I termini e le condizioni del servizio indicano i casi in cui abbiamo bisogno dell’autorizzazione dell’utente per utilizzare i suoi dati per una finalità specifica e come concedere tale autorizzazione. |
| Elaborazione di pagamenti e rimborsi per i nostri servizi. | Contratto – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati dell’utente per elaborare i pagamenti e i rimborsi in linea con il nostro contratto con l’utente. |
| intraprendere le azioni necessarie quando l’utente accetta un pacco per un’altra persona (ad esempio un vicino). Ciò potrebbe includere l’utilizzo dei dati dell’utente per: • effettuare la consegna • fornire i dati dell’utente al mittente e al destinatario, per informarli che l’utente si trova in possesso dell’articolo e consentire il corretto monitoraggio della consegna all’interno del servizio postale |
Interessi legittimi e consenso – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati dell’utente per fornire questi servizi. I termini e le condizioni del servizio indicano i casi in cui abbiamo bisogno dell’autorizzazione dell’utente per utilizzare i suoi dati per una finalità specifica e come concedere tale autorizzazione. |
| Fornire aggiornamenti sulla consegna al mittente e al destinatario, come parte dei nostri servizi “track and trace” (monitoraggio e tracciabilità). | Interessi legittimi – Abbiamo bisogno di monitorare i nostri servizi di consegna per migliorarli e fornire informazioni più accurate ai nostri clienti. |
| Gestire richieste, reclami o pretese di risarcimento e dare all’utente la possibilità di fornire recensioni dei nostri servizi. | Interessi legittimi – Potremmo aver bisogno di utilizzare i dati dell’utente per aiutarci a gestire richieste, reclami o pretese di risarcimento inoltrate dall’utente o da un’altra persona. |
|
Fornire dati ai clienti commerciali e al governo del Regno Unito. Abbiamo bisogno di condividere i dati dell’utente per supportare gli interessi dei clienti commerciali e del governo del Regno Unito. Ciò comprende: |
Interessi legittimi – i nostri clienti commerciali e il governo del Regno Unito hanno un interesse legittimo a utilizzare i dati in questi modi e noi abbiamo un interesse legittimo a supportarli. |
| Commercializzare i nostri prodotti e servizi a clienti e potenziali clienti. Ciò potrebbe includere: • organizzare concorsi e promozioni • fare in modo che quando l’utente clicca su annunci online venga indirizzato alla pagina Web corretta • verificare l’efficacia dei nostri annunci (ad esempio, monitorando se l’utente scarica le nostre app o visita il nostro sito Web dopo aver cliccato su uno di tali annunci). |
Interessi legittimi e consenso – Potremmo aver bisogno di utilizzare i dati dell’utente per inviargli informazioni di marketing sui nostri prodotti e servizi. In alcune circostanze, chiederemo il permesso dell’utente prima di inviargli i materiali di marketing. L’utente ha sempre il diritto di scegliere di non ricevere informazioni di marketing indirizzategli personalmente. Consultare la sezione 4 riportata di seguito per maggiori informazioni sul marketing. |
| Migliorare l’esperienza dei nostri clienti relativa ai nostri servizi e siti Web. Ad esempio, utilizziamo le informazioni sulle visite dell’utente ai nostri siti Web per aiutarci a capire in che modo persone diverse utilizzano i siti e quanto tempo trascorrono su determinate pagine. | Interessi legittimi – Utilizziamo i dati dell’utente per aiutarci a capire in che modo utilizza i nostri servizi, al fine di migliorarli. |
| Effettuazione di ricerche e analisi di mercato per migliorare i servizi esistenti e svilupparne di nuovi. Ad esempio, potremmo sviluppare nuovi servizi postali o nuovi servizi di dati per i clienti commerciali in modo da aiutarli a mantenere aggiornati i database degli indirizzi, identificare e prevenire frodi, verificare le identità o fornire marketing mirato. | Interessi legittimi e obbligo legale – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati dell’utente per migliorare i prodotti e servizi che offriamo e per sviluppare nuovi servizi per l’utente e gli altri clienti. A tal fine, l’utente potrebbe essere contattato da noi o da un’organizzazione di ricerche di mercato da noi incaricata per fornire del feedback sui nostri servizi. Abbiamo inoltre bisogno di utilizzare i dati dell’utente per aiutarci a rispettare le normative, compresa la verifica del livello di soddisfazione del cliente. |
| Mantenere la sicurezza, prevenire le frodi e il riciclaggio di denaro e intraprendere azioni contro i truffatori e altri criminali. Ciò comprende: • identificare e bloccare la posta fraudolenta illegale • utilizzo di verifiche di solvibilità • Utilizzo dei dati personali per sostenere o difendere un’azione legale, anche come prova in cause giudiziarie. |
Interessi legittimi – In alcuni casi abbiamo bisogno di utilizzare i dati per proteggere i diritti, i beni e la sicurezza personale. Consultare la sezione 6 riportata di seguito per maggiori informazioni sulla sicurezza e sulla prevenzione delle frodi. |
| Finalità doganali e fiscali, nonché controlli di sicurezza, per articoli esteri. | Obbligo legale – Abbiamo bisogno di utilizzare i dati personali per aiutarci a rispettare le normative fiscali e doganali e per tutelare la posta nella nostra rete |
| Prevenire e individuare i reati, compreso l’utilizzo di telecamere a circuito chiuso per proteggere i nostri clienti, dipendenti e beni |
Interessi legittimi – In alcuni casi abbiamo bisogno di utilizzare i dati personali dell’utente per: Potremmo inoltre utilizzare queste informazioni in indagini e azioni legali relative a eventuali reati rilevati, anche come prova in controversie legali e procedimenti giudiziari. |
| Prevenire la condivisione o il trattamento illegale o non autorizzato di dati personali e informazioni riservate. | Interessi legittimi – in alcuni casi abbiamo bisogno di monitorare e bloccare le comunicazioni tra il nostro personale e altri soggetti per tutelare la sicurezza dei dati personali e delle informazioni riservate. |
| Rispettare i requisiti legali (ad esempio, ai sensi della legge sui servizi postali, dobbiamo mantenere il database Postcode Address File e renderlo disponibile alle persone e organizzazioni che desiderano usarlo a particolari condizioni). | Obbligo legale – Potremmo aver bisogno di utilizzare i dati dell’utente per aiutarci ad adempiere alle nostre responsabilità legali e normative come operatori postali e ai sensi della normativa in materia di salute e sicurezza. |
| Tutela della nostra forza lavoro | Interessi legittimi e obbligo legale – Potremmo aver bisogno di utilizzare i dati dell’utente per aiutarci a rispettare i requisiti in materia di salute e sicurezza e il nostro dovere legale di tutelare la nostra forza lavoro. Ciò comprende identificare gli indirizzi ai quali non effettuiamo consegne o dai quali non effettuiamo ritiri |
Marketing
Desideriamo restare in contatto con l’utente, tramite posta, e-mail, telefono, social media oppure online, in merito ai nostri prodotti, servizi e offerte che potrebbero essere di interesse per l’utente. L’utente può scegliere se desidera ricevere o meno tali comunicazioni, e può revocare il consenso in qualunque momento.
Abbiamo un legittimo interesse a promuovere i nostri prodotti e servizi, ma se l’utente ci chiede di non inviargli comunicazioni di marketing, non lo faremo. In particolare, quando raccogliamo informazioni di contatto che vorremmo utilizzare per inviare all’utente comunicazioni di marketing, offriamo l’opportunità, in quel momento, di esprimere il rifiuto all’invio di tali comunicazioni.
Fare in modo che i nostri messaggi di marketing siano rilevanti per l’utente
Vogliamo assicurarci che le informazioni che inviamo all’utente sui nostri prodotti e servizi siano adatte alle sue esigenze. Per fare ciò, potremmo usare i dati personali dell’utente per aiutarci a capire meglio i suoi interessi. Potremmo inoltre utilizzare i dati del computer, laptop, smartphone o tablet dell’utente (compreso l’indirizzo IP) per verificare che l’utente venga indirizzato alla pagina Web corretta dopo aver cliccato su uno dei nostri annunci online. Se l’utente visita i nostri siti Web, potremmo inoltre usare dei cookie per sapere che tipo di materiali di marketing inviare all’utente. Consultare la sezione 11 riportata di seguito per informazioni sui cookie.
Questi approcci ci aiutano a rendere le nostre comunicazioni maggiormente rilevanti e interessanti per l’utente. Sapere quali pagine Web l’utente ha visitato e ciò che ha acquistato ci aiuta a comprendere meglio il profilo dell’utente come cliente e ci permette di fornire servizi, contenuti, comunicazioni e pubblicità online personalizzati. Potremmo inoltre misurare il modo in cui l’utente risponde alle nostre comunicazioni di marketing per aiutarci a capire quanto siano efficaci e offrire prodotti e servizi che soddisfino meglio le sue esigenze.
Qualora l’utente non desideri che i nostri messaggi di marketing siano personalizzati in questo modo, può disattivare la personalizzazione. In questo caso, non invieremo più all’utente comunicazioni di marketing. Consultare la sezione 11 riportata di seguito per maggiori informazioni su come l’utente può controllare il nostro utilizzo dei cookie nelle nostre comunicazioni di marketing.
Modificare le preferenze relative al marketing
L’utente può modificare in qualsiasi momento le sue preferenze relative al marketing. Ciò può essere fatto:
• online
• tramite telefono
• utilizzando il link “Annulla iscrizione” nelle nostre e-mail di marketing
• rispondendo STOP ai nostri messaggi di testo di marketing
• tramite le nostre app, oppure
• scrivendoci in qualsiasi momento
Se l’utente indica di non voler ricevere informazioni di marketing da noi, ciò gli impedirà di ricevere offerte o segnalazioni di altri prodotti che potrebbero essere di suo interesse.
Se l’utente ha effettuato la registrazione tramite il nostro sito Web royalmail.com, può modificare le sue preferenze di marketing in qualsiasi momento online tramite la sezione “Il mio account” del sito Web, all’indirizzo www.royalmail.com/user/login.
I clienti con account Parcelforce Worldwide possono modificare le loro preferenze tramite la sezione “Il mio profilo” del sito Web di Parcelforce Worldwide all’indirizzo www.parcelforce.com/user/login.
L’utente può anche contattare il nostro Information Rights and Governance Team (information.rights@royalmail.com) per chiederci di smettere di inviare e-mail e lettere di marketing o altre forme di direct marketing.
Informazioni di servizio
Potremmo aver bisogno di inviare all’utente comunicazioni sul servizio che utilizza. Ad esempio, inviamo ai nostri clienti conferme d’ordine, aggiornamenti sulla consegna, fatture e avvisi di modifica alle nostre condizioni o tariffe.
Qualora l’utente scelga di non ricevere comunicazioni di marketing, potremmo comunque aver bisogno di inviargli questo tipo di informazioni.
Preferenze relative alle comunicazioni
Qualora l’utente scelga di disattivare le notifiche delle app sul telefono, potrebbe comunque ricevere notifiche e altri messaggi di servizio da parte nostra in altri modi (ad esempio, tramite messaggio di testo, e-mail o lettera).
Ricerche di mercato
Ci interessa conoscere le opinioni dell’utente, in quanto ci aiutano a migliorare i nostri prodotti e servizi. Di conseguenza, di tanto in tanto potremmo contattare l’utente per svolgere ricerche di mercato o un sondaggio, oppure chiedere a un’organizzazione di ricerche di mercato da noi incaricata di farlo. L’utente può sempre scegliere se partecipare o meno alle nostre ricerche di mercato.
I nostri dipendenti e rappresentanti
I nostri dipendenti, o rappresentanti che agiscono per nostro conto, potrebbero utilizzare i dati dell’utente per le finalità indicate nelle sezioni 3 e 4 di cui sopra. Ad esempio, se un utente ci contatta per una richiesta o un reclamo, i membri del nostro Team di Assistenza Clienti vedranno le sue informazioni.
Clienti
Condividiamo i dati personali dell’utente con i nostri clienti quando forniamo loro servizi che coinvolgono l’utente. Ad esempio, se un cliente ha disposto che un articolo venga inviato all’utente, forniremo al cliente aggiornamenti sulla consegna e la prova che l’articolo è stato consegnato. Tale prova può contenere la conferma di dove abbiamo consegnato l’articolo e mostrare l’eventuale firma fornita dalla persona che ha ricevuto l’articolo.
Piattaforme di acquisti online
Se l’utente acquista servizi postali tramite una piattaforma di shopping online come eBay o Amazon, oppure se consegniamo articoli che l’utente ha acquistato da tali piattaforme, potremmo condividere i dati personali dell’utente con loro per fornire aggiornamenti sulla posizione di un articolo e la prova di consegna.
Altre organizzazioni
Potremmo condividere i dati dell’utente con altre organizzazioni, qualora ciò sia necessario come parte della fornitura di servizi all’utente o a tali organizzazioni. Ad esempio, potremmo condividere informazioni con i nostri fornitori di tecnologia e con l’ufficio postale in modo che l’utente possa accedere ai nostri servizi (ad esempio, quando ritira una lettera o un pacco dalla filiale dell’ufficio postale locale). Se l’utente accede ai nostri servizi tramite un altoparlante intelligente o una tecnologia analoga, potremmo inoltre condividere tali informazioni con l’azienda che fornisce tale tecnologia in modo che l’utente possa ricevere tali servizi. Informeremo inoltre i nostri fornitori di app quando l’utente scarica una delle nostre app.
Potremmo inoltre condividere i dati personali dell’utente con altre organizzazioni per finalità legali, per prevenire o individuare reati o per proteggere i diritti, i beni o la sicurezza di qualcuno. Tali organizzazioni includono la polizia, le forze dell’ordine e le agenzie di prevenzione delle frodi. Ciò può comprendere comunicare ad altre organizzazioni gli indirizzi ai quali non effettuiamo consegne o dai quali non effettuiamo ritiri.
Qualora l’utente utilizzi il nostro servizio di reindirizzamento della posta, salvo i casi in cui ci chieda di non farlo, a volte potremmo vendere informazioni sull’utente per aiutare le organizzazioni ad aggiornare le informazioni di contatto in loro possesso, o in modo che particolari tipi di organizzazioni possano inviare all’utente offerte che potrebbero risultare di interesse per chi si trasferisce. Ulteriori dettagli, comprese le informazioni su come l’utente può scegliere di non vendere le sue informazioni, sono contenuti nei termini e condizioni del nostro servizio di reindirizzamento della posta.
Potremmo trasmettere il nome, le informazioni di contatto (come indirizzo e-mail) dell’utente e i dettagli di ciò che ha acquistato da noi a organizzazioni che ci aiutano a effettuare ricerche di mercato.
Autorità postali e corrieri esteri
Condivideremo i dati personali dell’utente con le autorità postali e i corrieri esteri. Qualora l’utente invii una lettera o un pacco all’estero oppure riceva un articolo dall’estero, forniremo le informazioni necessarie per le finalità doganali e fiscali, nonché per i controlli di sicurezza. Tali informazioni normalmente comprendono:
• il nome e l’indirizzo del mittente
• il nome e l’indirizzo del destinatario
• le informazioni sul contenuto dell’articolo.
Informazioni richieste da leggi o normative
Laddove richiesto da una qualsiasi legge o regolamento, possiamo condividere i dati personali dell’utente con le autorità di regolamentazione come l’Information Commissioner.
Potremmo condividere alcuni dei dati personali dell’utente da noi detenuti con le agenzie di prevenzione delle frodi, che li useranno per prevenire frodi e riciclaggio di denaro e per confermare l’identità dell’utente. In caso di individuazione di frodi, all’utente potrebbero essere negati determinati servizi, finanziamenti o possibilità di impiego. Maggiori dettagli su come utilizziamo le informazioni dell’utente, sulle agenzie di prevenzione delle frodi e sui diritti dell’utente in materia di protezione dei dati sono reperibili all’indirizzo www.cifas.org.uk/fpn.
Royal Mail Group e altre organizzazioni potrebbero inoltre utilizzare i dati personali dell’utente al fine di prevenire frodi e riciclaggio di denaro, ad esempio quando si rende necessario:
• verificare i dati sulle richieste di credito e altri servizi connessi al credito
• gestire conti e servizi creditizi o relativi ai crediti
• recuperare crediti
• verificare i dati sulle proposte (domande) e sulle richieste di indennizzo per tutti i tipi di assicurazione
• verificare i dati dei candidati all’assunzione e dei dipendenti
• identificare e prevenire la posta fraudolenta illegale.
Noi e altre organizzazioni utilizzeremo inoltre le informazioni registrate dalle agenzie di prevenzione delle frodi di altri paesi.
Nuovi clienti commerciali
Se l’utente è un nuovo cliente commerciale che richiede un conto di credito, potremmo fornire alcuni dei suoi dati personali a TransUnion International UK Limited, un’agenzia di valutazione del merito creditizio che fornisce servizi quali verifica del rischio di credito e dell’accessibilità economica, prevenzione delle frodi, prevenzione del riciclaggio di denaro, conferma dell’identità e tracciabilità dei debiti.
TransUnion utilizzerà i dati personali dell’utente per fornire servizi a noi e ai loro altri clienti. Utilizziamo i servizi di TransUnion al fine di valutare la solvibilità dell’utente e l’idoneità dei prodotti, verificare l’identità dell’utente, gestire l’account dell’utente, tracciare e recuperare i debiti e prevenire attività criminali come frodi e riciclaggio di denaro. Ulteriori informazioni su TransUnion e su come utilizza e condivide i dati personali dell’utente sono contenute nella sua informativa sulla privacy consultabile qui.
Potremmo condividere i dati personali dell’utente all’estero qualora noi o un’altra organizzazione estera ne avessimo bisogno per uno dei motivi sopra indicati. Ad esempio, se l’utente invia una lettera o un pacco all’estero, potremmo aver bisogno di condividere i suoi dati con l’operatore postale estero.
Nel caso ci servissimo di un fornitore di servizi o di tecnologia con sede all’estero, potremmo inoltre aver bisogno di condividere i dati dell’utente con i suddetti fornitori (ad esempio, per fornire il prodotto o servizio richiesto dall’utente, per elaborare i dettagli del pagamento o per fornire servizi di assistenza).
Faremo in modo che i dati personali dell’utente siano tutelati dalla legge o da un contratto conforme alla legislazione del Regno Unito.
Conserviamo i dati dell’utente solo per il tempo necessario a utilizzarli. Ciò varia a seconda del prodotto o servizio che stiamo fornendo. Potrebbero inoltre sussistere dei requisiti legali che ci richiedono di conservare i dati dell’utente per un determinato periodo di tempo.
L’utente ha i seguenti diritti in relazione ai suoi dati personali.
Diritto di essere informato
Forniremo all’utente informazioni su come utilizziamo i suoi dati personali nel momento in cui li raccogliamo dall’utente (ad esempio, quando apre un account o richiede un servizio online), oppure tramite informative sulla privacy come la presente.
Diritto di accesso ai dati personali
L’utente ha diritto a ottenere una copia dei suoi dati personali e i dettagli su come li utilizziamo.
L’utente può richiedere i dettagli dei suoi dati personali da noi detenuti contattando il nostro Information Rights and Governance Team (information.rights@royalmail.com). Potremmo avere bisogno di una prova dell’identità dell’utente. Inoltre avremo bisogno che l’utente ci comunichi quali informazioni e utilizzi dei suoi dati desidera conoscere (ad esempio, quali dei nostri servizi sono stati coinvolti e quando potremmo aver utilizzato i dati). Potremmo inoltre chiedere all’utente di compilare un modulo di domanda opzionale per aiutarci a confermare la sua identità e rintracciare le informazioni di cui ha bisogno.
Diritto di rettifica dei dati
L’utente ha il diritto di far correggere i suoi dati se sono errati o incompleti.
Faremo del nostro meglio per garantire che i dati personali dell’utente siano accurati e aggiornati. Tuttavia, facciamo affidamento sull’utente per verificare che alcune delle sue informazioni in nostro possesso siano accurate e aggiornate. Invitiamo l’utente a comunicarci le eventuali variazioni delle sue informazioni (ad esempio, aggiornando i dati del suo account nei nostri siti Web).
Diritto di opposizione
L’utente ha il diritto di opporsi ad alcuni utilizzi dei suoi dati personali, come il marketing diretto, come indicato nella sezione 4 di cui sopra. Tuttavia, se la legge ci consente di continuare a utilizzare i dati dell’utente, potremmo farlo.
Diritto di cancellazione dei dati
L’utente ha il diritto di chiedere la cancellazione dei suoi dati personali dai nostri archivi qualora non ci siano motivi legittimi per il loro continuo utilizzo da parte nostra. Tuttavia, se esiste un motivo legittimo per il loro utilizzo da parte nostra, non ci sarà possibile eliminarli.
Diritto di limitazione dell’utilizzo dei dati
L’utente ha il diritto di limitare l’utilizzo dei suoi dati personali se:
• ritiene che non siano precisi e devono essere verificati
• non concorda con i nostri motivi legali per l’utilizzo dei suoi dati e desidera che riconsideriamo l’utilizzo degli stessi
• stiamo utilizzando i suoi dati illegalmente, ma non vuole che siano cancellati, o
• non abbiamo più bisogno dei dati, ma l’utente desidera che li conserviamo ai fini di un’azione legale.
Diritto di trasferimento dei dati
L’utente ha il diritto di chiederci di trasferire i suoi dati personali a un’altra organizzazione. Siamo tenuti a farlo se il trasferimento è, come dice la normativa sulla protezione dei dati, “tecnicamente fattibile”.
Questo diritto si applica solo ai dati personali che l’utente ci ha fornito e che utilizziamo con il suo consenso o per osservare un contratto stipulato con l’utente.
Diritto di revocare il consenso all’utilizzo dei dati personali
Qualora l’utente abbia acconsentito al nostro utilizzo dei suoi dati personali in un certo modo, può revocare tale consenso in qualunque momento.
Per assistenza sui diritti relativi ai dati personali, contattare il nostro Information Rights and Governance Team all’indirizzo information.rights@royalmail.com.
L’Information Commissioner’s Office fornisce tutti i dettagli sui diritti in materia di protezione dei dati. Maggiori informazioni sono disponibili nel relativo sito Web.
Disagi causati dalla Covid-19
Prendiamo molto seriamente i diritti sopra indicati e cercheremo sempre di rispondere alle richieste dell’utente il più velocemente possibile. Tuttavia, a causa dell’attuale situazione creata dall’epidemia di Covid-19, potrebbe essere necessario più tempo per evadere le richieste. Ciò è dovuto al fatto che abbiamo meno personale in servizio e nuove sfide da affrontare. Invitiamo gli utenti ad avere pazienza.
Il modo più veloce per contattarci è inviare un’e-mail all’indirizzo information.rights@royalmail.com. Risponderemo tramite e-mail. Potremmo comunque dover eseguire alcune verifiche per confermare l’identità dell’utente e tutelare le sue informazioni (ad esempio, chiedendo all’utente di inviarci un’e-mail con una prova della sua identità o telefonandogli per verificare i suoi dati).
In caso di domande o reclami relativi ai prodotti o servizi di Royal Mail, invitiamo l’utente a contattare il Servizio clienti di Royal Mail.
In caso di domande o reclami relativi ai prodotti o servizi di Parcelforce Worldwide, invitiamo l’utente a contattare il Servizio clienti di Parcelforce Worldwide.
In caso di domande in materia di dati personali, invitiamo l’utente a contattare il nostro Information Rights and Governance Team al seguente indirizzo.
Information Rights and Governance Team
Royal Mail Group
Pond Street
Sheffield
S98 6HR
E-mail: information.rights@royalmail.com
Il nostro responsabile della protezione dei dati
È possibile contattare il nostro responsabile della protezione dei dati all’indirizzo:
Royal Mail Group
100 Victoria Embankment
Londra
EC4Y 0HQ
E-mail: information.rights@royalmail.com
Diritto di presentare reclamo presso l’Information Commissioner’s Office
Qualora l’utente ritenga che non abbiamo ottemperato ai nostri doveri legali, può sporgere reclamo presso l’Information Commissioner’s Office al seguente indirizzo.
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
Sito Web: www.ico.org.uk
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Se ci si trova nell’Unione Europea e si desidera contattare il nostro rappresentante, indichiamo di seguito il nome e l’indirizzo:
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Paesi Bassi.
13. Modifiche alla presente informativa sulla privacy
Riesamineremo periodicamente la nostra informativa sulla privacy e pubblicheremo eventuali aggiornamenti su questa pagina Web. L’ultimo aggiornamento alla presente informativa sulla privacy è stato effettuato a dicembre 2020.
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